Zaman Yönetimi Nedir?
Zaman yerine ikamesi olmayan, kişi ya da kurum için en değerli kaynaktır. Onu yakalamamız, depolamamız ya da bize ait bir fenomen olmasını sağlamamız mümkün değildir. Zamanın miktarını arttırmak mümkün olmadığından, onun etkin ve verimli kullanılmasını sağlayan değişken, bizim becerimizdir. Gerçekte kimse zamanı yönetemez çünkü zaman sabittir ve bağımsızdır. Zaman Yönetimi kavramı, işgücü yoğun yönetimlerde eğitim aracı olarak ilk Danimarka’da doğmuştur. Zamanın etkin kullanımı; planlama, organize etme ve kontrol etmeden geçer.
Zaman Yönetimi Süreçleri :
Zaman kullanım analizi; kişi zamanını nereye harcadığını fark edebilmelidir. Zaman Kaybını doğuran problemleri bulmalıdır. Bireysel özelliklerimizi tanıyıp değerlendirebilmelidir. Amaçlar ve Öncelikler Belirlemelidir. Program hedeflerini, uygulama planına aktarılmalıdır. Günlük planlar ve programlama yöntemlerini belirlenmelidir. Zaman yönetimi tekniklerini geliştirilmelidir. Süreç izlenmeli ve yeniden analiz edilmelidir.
İş Yerinde Zaman Kaybına Neden Olan Şeyler : Kişiden kaynaklanan zaman tuzakları; Önceliklerin belirsizliği, karar verememe, erteleme oyalama, hayır diyememe, Stres, Olumsuz kişisel tutum, Acelecilik, Zor olandan kaçma, Alışkanlıklarımıza Bağlı kalmak, kendine aşırı güvenerek hafife alma ve ön yargı, kendine güvensizlik, bireysel hedeflerin belirsizliği, Öz disiplin yokluğu, Düzensizlik, Gereğinden Fazla kendini işe adama,Evrak düşkünlüğü sebeplerini sayabiliriz.
İşten kaynaklanan zaman tuzakları; yetersiz sekreterya hizmetleri, toplantılar, ziyaretçiler, sık ve uzun telefon görüşmeleri, örgütsel belirsizlik ve kriz durumları, rutin ve gereksiz işler, iş gezileri, cihaz arızaları.
Yönetimden Kaynaklanan Zaman Tuzakları; yetersiz iletişim, açık kapı politikası, yönetsel hedeflerin belirsizliği, koordinasyon eksiklikleri, aşırı veya yetersiz yönetim, yetki devrinden kaçınma, yetersiz planlama , yetersiz personel, görev ve iş tanımlarının yapılmaması.
Örgütsel yapı ve politikalardan kaynaklanan zaman tuzakları; Merkezi ve hiyerarşik örgüt yapısı, bürokrasi, sağlıksız çalışma ortamı, kırtasiyecilik, örgüt politikasındaki yetersizlik. Tüm bu tuzaklar işyerinde zaman kaybının başlıca nedenlerini oluşturmaktadır.
Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri:
Kişisel zamanımızı etkin kullanmak için; Ertelemeden kaçının, Aceleci olmayın Hayır demeyi öğrenin, zaman çizelgesi kullanın, büyük işleri uygun dilimlere bölün, yapılacak işler listesi çıkarın, mükemmelci olmayın, düzenli bir masa ve dosyalama sistemi oluşturun, hatırlatma araçları kullanın, enerji periyotlarına uyun, etkin ve hızlı okuma tekniği geliştirin, stresi kontrol edin, evrak düşkünü olmayın, etkin planlama yapın. İş zamanımızı etkin kullanmak için; Ziyaretçi trafiğini belirlemek, sekreterya hizmetlerinin etkin kullanımı, iletişim araçlarının etkin kullanımı, Öncelikli işlerin belirlenmesi ( Lakein’in ABC Sistemi kuralı), Teknolojiden faydalanma, İş gezilerini planlamak. Yönetsel zamanı etkin kullanma yöntemleri; yetki devrini yaygınlaştırmak, astların zamanını yönetmek, etkin bir iletişim ağı kurmak, enformasyon kaynaklarını yönetmek, günlük hedefleri belirlemek, amaçları belirlemek, haftalık plan yapmak, uzun süreli takvim belirlemek, zaman analizi yapmak, toplantıları belirli hale getirmek. Örgütsel zamanı etkin kullanma yöntemleri; Metod etüdü yapılması, İş ölçümü yapılması, iş ve zaman etüdü yapılması, zaman standartlarının belirlenmesi, Ergonomik şartların sağlanması, Aşırı broktasi ve kırtasiyeciliğin azaltılması.
Etkin Zaman Yönetiminin Yararları; İyi bir zaman yönetimi kendini ve diğerlerini organize etmektir böylece hem üretimde verimlilik artar hem de kalite yükselir, kişisel verimlilik ve performans artmış olur. Kurumlarda rekabet gücü artar. İş yükünün neden olduğu baskı ve zorlanmaları azaltarak başarıya katkıda bulunur. Zamanı iyi yönettiğimizde zaman kaybı ve israf önlenir, önemli olan işlere öncelik verilir. Zamanın etkin kullanımıyla stres önlenebilir, elde edilen enerji ve zaman iş ve özel hayatta daha dengeli ve mutlu yaşamayı sağlar. Yöneticiler zamanı etkin kullanabildiğinde; aynı miktarda zamanda daha fazla iş yada faaliyeti başarabilmekte, toplantıları daha verimli yönetmekte, takım ruhunu daha kolay yaratmaları mümkün olabilmektedir.
Zaman Algısında kültürel farklılıklar: Zamanı tek boyutlu algılayan birey yada örgütler, iş yaparken belli zaman dilimine ve planlamaya dikkat edip, zaman cetveline bağlı kalırlar. Bu durum ilişkilerde önemli olup, eş güdümü kolaylaştırmaktadır. Zamanı çok boyutlu algılamak , birden çok şeyi aynı zaman dilimi içersinde yapmaya çalışıp plana ve zaman cetveline uymadan çalışmaktır. Genelde bu durumda zamanı israf ederiz. Araştırmalar, ABD deki yönetim uygulamalarında zamanın genelde tek boyutlu algılanmasının tercih edildiği saptanmıştır. Zamanın tek boyutlu algılandığı batı kültüründe ve ABD de zaman ve başarı arasındaki ilişki önem kazanmakta, zaman bir eylemler zinciri olarak düşünülüp, bu zincirin son halkası olarak başarı tanımlanmakta ve başarıya ulaşılamayan hiçbir eylem değer taşımamaktadır. Buna karşın Kuzey Avrupa ve Orta Doğu gibi gelişmekte olan ülkelerde zaman tüm yaşam sürecini kapsamakta, ‘ bugün olmazsa yarın yapılır’ inancı hüküm sürmektedir. Ülkemizde de genelde zaman çok boyutlu algılanmaktadır.
Aynı anda çok iş yapmamız gerekirse ne yapmalıyız? ABC ( Alan Laekın) yöntemini uygulanabilir. A grubuna Yaşamsal veya en önemli işleri alın, yani Şart olanlar. B grubuna bugün yapılması gerekli olan işleri, C grubuna bugün yapılabilirleri alın. Hatta bu kodlamalar renkli listeler şekline getirilebilir. Kişilik yapınıza göre ister en zordan isterseniz daha kolaydan başlayabilir, bitirdikçe başardığınızı görüp motivasyonunuz arttırabilirsiniz. Önceliğiniz her zaman A grubu olmalıdır. Zaman algısını tek boyutlu algılayın. Kişisel ve örgütsel tuzaklardan uzak durun.
İşyerinde güne nasıl başlamalıyız? Kişisel en verimli saatlerimizin farkına varmalı bunu değerlendirmeliyiz. Genelde sabah saatlerinde zihinsel ve fiziksel dingin oluşumuz en verimli zamanlarımız arasındadır. Bu zamanı uzun süren sohbetler, mailler, telefonlar gibi tuzaklarla geçirmemeliyiz. İşe gelme, adaptasyon , masa başına geçme ve işe başlama süresinin belli limitler dahilinde olması gerekmektedir. Dakikalarla sınırlı olması gerek bu durum bazen saatler alabilmektedir. İş yerinde sosyal iletişim, sohbetler elbette yapılmalı ama bu aktivitenin süresinin fazlalığı bilinmelidir ki, ya iş ya da özel yaşantımızdaki başarı ve dengeli yaşantımızdan çaldığımız bir zaman dilimidir.
İş yerinde motivasyonumuz düştüğünde; Belli aralıklarla derin nefes egzersizleri, gevşeme egzersizleri, imajinasyon(bize huzurlu ve mutlu gelen bir hayal kurmak) , sevdiğimiz biriyle konuşmak, mesajlaşmak , gazete okumak vb. gibi etkinlikleri yapabiliriz. Tüm bunların süreli aktiviteler olup, 1 saatlik çalışma süresine karşın 5 dakikalık dinlenme molası mantığı ile uygulanmalıdır. Çalışma süresi belli ama iş dışında nelere vakit harcıyoruz? Yukarda da bahsettiğim gibi zaman tuzaklarından kişisel tuzaklara düştüysek iş dışında bir çok aktivite ile uğraşıyor buluruz kendimizi. Özellikle toplumsal kültürümüzün etkisi ile ortak kaçış aktiviteleri yaparız. Örneğin ; ziyaretçiler özellikle Türk toplumunda sıkıntılı bir zaman tuzağıdır çünkü ziyaretçi süreyi belirler. Ayrıca sohbet ve dedikodu yapmak, dizifilmlerin yada maç kritiklerinin yapılması, facebook gibi sosyal paylaşım sitelerinin yoğun kullanılıyor olması, gün içinde maillerimizi sürekli kontrol ediyor olmamız, hem şirket hem de cep telefonlarımızı sürekli kullanıyor olmamız, uzun kahvaltı ve öğle yemeği molaları, sigara ve kahve molalarının uzaması vb. aktiviteler başta gelmektedir.
Uzm.Psk.Dilek KILIÇ
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder